אירועי שוברי שגרה הם כלי שיווקי חשוב למסעדות בכלל ולאלו עם שירות מלא בפרט. לאירועים שוברי שגרה קיים קשר ישיר להגברת כוונת הרכישה של הצרכן, הגדלה נקודתית של ממוצע הלקוח והגדלת ההכנסה הסופית של העסק אם זה ברמה היומית, החודשית או השנתית.
לפעמים השגרה היום יומית של מסעדה גורמת לאדישות ולוואקום היכולים למנוע את הצמיחה של העסק. לכן חשוב לייצר תוכן המספק עניין נוסף לאורחים הקבועים שלכם, חושף את העסק שלכם לחדשים ועוזר לעסק שלכם להיות עדכני ולהישאר בתודעה. יתרון נוסף וחשוב של אירועים שוברי שגרה הם יצירת עניין לצוותים השונים בעסק שלך.
לאירועים אלו קיים ביקוש רב, הם מייצרים עניין ומספקים הזדמנות שיווקית נהדרת למשוך לקוחות שאולי מעולם לא נתקלו בעסק שלך לפני כן.
אז מה הוא בעצם אירוע שובר שגרה?
אירוע שובר שגרה בעולם המסעדות מבוסס על יציאה מאזור הנוחות ומחיי היום יום של המסעדה לזמן נתון (סרוויס, יום שלם, שבוע…) ויצירה של מוצר חדש אותו תציע לאורחים שלך למשך הזמן המדובר. מוצר זה יכול להתחבר עם המוצר הקיים שלך, בנוסף אליו או במקומו.
אם לדוגמא אנחנו מתייחסים לתפריט מסעדה:
- חיבור של מוצר חדש לקיים מתבטא לרוב בהוספת פריטים חדשים לתפריט למשך אותו זמן נתון לצד אחרים הקיים בתפריט ובמקום כאלו שהחלטתם להשמיט.
- הוספת מוצר חדש למוצר הקיים משמעותה הגדלת פריטי התפריט והרחבתו.
- החלפת המוצר הקיים במוצר חדש משמעותה תפריט שכל פריטיו חדשים לאורחים שלך וללא שום אזכור לקיימים.
כמובן שאירועים אלו צריכים להיות שלמים ולרוב קיימת השלכה ישירה גם למחלקות אחרות.
אם החלטתם ללכת על אירוע שובר שגרה בקונספט ספרדי כנראה שבתפריט יהיו אלמנטים המתכתבים עם קונספט זה אך ככל הנראה זה ישפיע גם על הפלייליסט שיתנגן ברקע, על עיצוב המסעדה, לבוש הצוותים השונים, אופן השירות, על תפריט המשקאות ועוד.
כאשר אנחנו מעוניינים ליצור אירוע שובר שגרה בעסק שלנו חשוב שמלבד היתרונות שבו ניקח גם בחשבון את ההשלכות היכולות לנבוע ממנו.
אירועים מסוג זה יכולים בקלות להצטייר לקהל היעד כיקרים מדי או ככאלו שרמת השירות שלהם תהיה ירודה. בנוסף, ללא מעט בעלי מסעדות, מנהלים או שפים קיים הצורך לייצר תוכן שהוא ״וואוו״ ומבלי להשים לב האירוע יכול להגיע לעלויות גבוהות בהרבה משחשבתם ולא תמיד משתלמות לכם.
כדי להימנע ממקרים אלו נשתף איתכם שישה טיפים תפעוליים מעולים לארגון אירוע שובר שגרה מוצלח מכל הבחינות:
- גאנט עבודה מסודר
- תיאום ציפיות
- טסטים וטעימות לצוותים השונים
- השכרת ציוד
- הכנת תקציב
- הכנת תרשים של ארגון חלל המסעדה והעברתו למנהלים השונים
גאנט עבודה מסודר
לאחר שכבר החלטנו על סוג האירוע חשוב שנייצר גאנט עבודה מסודר הכולל בתוכו:
- משימה – תיאור המשימה שיש לבצע
- אחריות – על מי האחריות לביצוע (על איזה עובד)
- תאריך לביצוע – תאריך יעד לביצוע. חשוב שינתחום את המשימות שלנו עם דדליינים.
- סטטוס – בוצע או לא בוצע.
- הערות – אופציונלי אם קיימות הערות מסוימות לגבי אותה משימה.
גאנט זה לרוב מנוהל על ידי בן אדם 1 אך כמובן שקיימת גם האופציה לשתף אונליין ושכל מי שרלוונטי למסמך יוכל לעדכן באופן עצמאי ומיידי. גאנט גם מייצר תיאום ציפיות אם זה בתוך הארגון או גם עם גופים חיצוניים לארגון וזה מוביל אותנו לנקודה הבאה.
תיאום ציפיות
אחד הדברים החשובים ביותר זה תיאום ציפיות.
לרוב, כאשר בעסק שלכם קיימים עובדים למשך זמן ארוך אז התיאום ציפיות קל יותר. בכל מקרה, זה תמיד חשוב לייצר תיאום ציפיות כדי להימנע מאי נעימות ומהשארה של משימות באוויר.
תיאום ציפיות עם גורמים חיצוניים לארגון זה גם מהלך קריטי לצורך מעבר חלק של אירוע שובר השגרה.
לדוגמא, החלטתם שאתם מארחים בעסק שלכם שף אורח שמביא איתו מוצר המתחבר לתפריט הקיים שלכם.
חשוב בראש ובראשונה לייצר פגישה של תיאום ציפיות כדי שלשף האורח הדברים יהיו ברורים אם זה מבחינת הרצון/הסיבה שבגללה אנחנו מארחים אותו, מה הן גבולות הגזרה שביניהם הוא יכול לשחק, הבנה של מה הוא היה רוצה לעשות ואיך (אילו מנות הוא היה מעוניין לעשות), מעבר על כלים, צלחות הגשה וציוד בישול, הסבר מפורט שלכם על התנהלות הסרוויס בעסק שלנו, ותמיד טוב גם להשיג תמונה משותפת לצורך שיווק.
אחד הדברים החשובים ביותר זה לבקש מאותו השף רשימת חומרי גלם למנות שלו והסבר מפורט על כל מנה ומנה לצורך יצירת הדרכת תפריט מסודרת.
טסטים וטעימות לצוותים השונים
לפני כל אירוע שובר שגרה חשוב שהצוותים שלנו ידעו לאן הם הולכים ומה הולך להיות. אסור לנו לשכוח שאנשי השירות שלנו הם אנשי מכירות לכל דבר (ראה מאמר מי הם אנשי המכירות שלך?).
קיימת האפשרות לקבוע בריף אירוח לפני האירוע ולתת לצוות לטעום את המנות ולהסביר עליהן. מניסיון, בריפים מסוג זה הם פחות פרודוקטיבים וזאת מאחר והם ארוכים מאוד, הצוות מאבד עניין בשלב מסוים וכולם נכנסים ללחץ מיותר.
האפשרות הנוספת היא לבצע טסטים על המנות או המשקאות במהלך השבוע שלפני ובבריפים היומיים לתת לצוותים השונים לטעום וללמוד על המנות החדשות. במקביל לייצר הדרכת תפריט מסודרת הכוללת פירוט על המוצר אותו אתם מציעים לאורחים, הדגשת רגישות כזאת או אחרת, אם קיימת אופציה לשינויים במנה, מחיר המכירה, המחשת צורת ההגשה והסבר עם אילו כלי עריכה ועוד.
אנחנו כמובן נבצע בריף מסכם גם לפני האירוע אך הוא יהיה הרבה יותר פרודוקטיבי ומהיר אם הוא יעשה לאחר תהליך מסודר.
השכרת ציוד
אירוע שובר שגרה יכול להתבסס על ציוד קיים, רכישת ציוד או השכרת ציוד ולנקודה זו יש קשר ישיר לגודל האירוע. ככל שהאירוע גדול יותר כך הציוד הנדרש הוא רחב יותר. רכישת ציוד היא עסק יקר שלאחר מכן גם דורשת מאיתנו אזורי אחסנה.
ברוב המקרים של אירועים גדולים אנחנו נתמקד בהשכרה של ציוד (צלחות, סכום, כוסות, מפות, שולחנות, כלי הגשה שונים, מאווררים, שמשיות, בר ועוד).
ישנם מספר ספקים בשוק הנותנים שירותי השכרת ציוד אך נקודה חשובה שיש לקחת בחשבון היא כשרות. אם האירוע כשר מספר הספקים מצטמצם ואם הוא כשר וחלבי אף יותר.
אנחנו ממליצים ללכת לחדר התצוגה של הספק מאחר ובחירה של כלים אונליין כנראה שתגרום לאכזבה בעת קבלת ההזמנה.
מק״טים של מוצרים זה שם המשחק ויש להזמין לפיהם. כך לא יהיו טעויות.
הכנת תקציב
הכנת תקציב נכונה יכולה להיעשות לאחר שאנחנו מכירים את חומרי הגלם איתם נעבוד ולאחר בחירת הציוד וקבלת הצעת המחיר.
בהכנת התקציב אנחנו נכלול:
- כח אדם – עלות הצוותים השונים הלוקחים חלק באירוע.
- מזון ושתייה – עלות המזון והשתייה אותו נרכוש בעבור האירוע.
- השכרת ציוד – עלות השכרת הציוד המבוססת על הצעת מחיר מסודרת מספק.
- עלות משתנים – עיצוב העסק, אמנים (מוזיקאים, די ג׳יי, שף אורח, לינה, וכו׳), גרפיקה, בית דפוס, שיווק ועוד.
ומנגד:
- מספר האורחים הצפוי
- ממוצע הלקוח
הכנת תרשים של ארגון חלל המסעדה והעברתו למנהלים השונים
הכנת תרשים מסודר של חלל העסק והעברתו לצוותים השונים באירועים מסוג זה היא קריטית.
תרשים מסודר יעזור לכלל העובדים להיות בתקשורת בריאה ונכונה ולזרימה חלקה של האירוע.
בהרבה מקרים ובעיקר בכאלו שאנחנו משנים את חלל המסעדה על ידי הזזה או הוספה של שולחנות אתם רוצים לדאוג לחלוקה לאזורים ולמספרי שולחנות מסודרים. בנוסף, אם קיימים אורחים עם רגישויות או העדפות קולינריות שונות נרצה לדעת אותם מראש ולעדכן את כלל הגורמים הרלוונטיים.
הכנת תרשים מסוג זה עוזרת לנו גם בעת שיבוץ אנשי הצוות באזורים השונים. באזורים גדולים יותר תדעו לשבץ מספר רב יותר של אנשי שירות או לחילופין כאלה איכותיים יותר.
ב – neater. אנחנו יודעים לספק לכם את פתרונות התפעול הנכונים לכל סוג של אירוע. כל שאתם צריכים לעשות זה להשאיר פרטים ואנחנו כבר נדאג לחזור אליכם.
